Система предназначена для автоматизации деятельности музея, связанной с обслуживанием посетителей, включая
- планирование,
- прием заказов, формирование расписаний, резервирование услуг,
- ведение договоров и баланса клиентов,
- продажу билетов в кассах,
- финансовый, бухгалтерский и организационный учет,
- мониторинг и статистический анализ.
Система полностью охватывает все, принятые в музеях для этой деятельности, технологические процессы.
При этом все действия, благодаря системе, становятся для сотрудников максимально простыми наглядными.
Система представляет:
- Распределенные автоматизированные рабочие места -
объединенные в единую информационную сеть.
- Единую базу данных (БД).
При этом обеспечивается централизованный сбор и обработка информации.
Система необходима, прежде всего, для:
- Привлечения посетителей и увеличения доходных поступлений музея.
- Компьютеризации и облегчения труда различных отделов, связанного с обслуживанием посетителей.
- Для формирования современного имиджа музея.
Система также обеспечивает оперативный контроль прохода посетителей и управление их потоками.
1. Состав системы
Система включает следующие компоненты:
1) Центральный сервер (ЦС)
2) Автоматизированные рабочие места (АРМ) кассиров
3) АРМ администратора системы
4) АРМ бухгалтерии
5) АРМ экскурсионного отдела
6) АРМ договорного отдела
7) АРМ планово-экономического отдела
8) Средства коммуникаций
9) Бланки билетов
10) Web-интерфейс для работы с договорными клиентами музея через Интернет
Дополнительно могут быть установлены:
11) Устройство контроля прохода посетителей
12) Средства системы видео наблюдения
2. Функциональная схема работы системы
1) ЦС - Центральный Сервер
Является хранителем центральной базы данных и всей информации.
На нем происходит автоматическое снятие резервных копий, архивирование и хранение данных.
2) АРМ-К - Автоматизированное Рабочее Место Кассира
Позволяет на основе оперативных запросов к центральной базе данных формировать заказ на продажу билетов
по требованию клиента и выполнять их немедленно при их оплате.
В заказ может входить один билет на конкретное мероприятие или набор билетов на разные мероприятия с различным местом и временем проведения.
При этом кассир может:
1) Продавать готовые заказы, сформированные на рабочем месте администратора или через Интернет;
2) Вносить корректировки в готовый заказ по просьбе клиента - с учетом его баланса;
3) Осуществлять продажу по безналичному расчету с автоматической печатью накладных;
4) Принимать оплату по кредитным картам.
При этом все действия кассира фиксируются в БД и контролируются правами доступа, заданными руководителем продаж.
АРМ-К включает следующие компоненты:
- принтер печати билетов,
- компьютер,
- монитор,
- функциональную клавиатуру,
- дисплей покупателя,
- и прочие атрибуты рабочего места кассира.
Кассир использует специальную клавиатуру с горячими клавишами и единую билетную ленту.
3) АРМ-А - Автоматизированное Рабочее Место Администратора
Предназначено для подготовки процесса реализации билетов и управления системой в целом.
С помощью АРМ-А администраторы системы имеют возможность выполнять следующие функции:
управление системой
- задавать права доступа и ограничения на совершение операций в системе для других пользователей;
- вводить основные параметры - виды обслуживания, категории посетителей, объекты музея,
ограничения по возможностями одновременного посещения и т.д.
- формировать типовые расписания: типовые графики работы объектов;
типовые сетки проведения экскурсий и группового посещения объектов;
типовые графики рабочего времени для различных типов экскурсоводов
организация мероприятий
- формировать план мероприятий;
- распределять доступный им ресурс на каждое мероприятие и устанавливать ограничения на его использование;
- генерировать комплект билетов на каждое мероприятие;
управление работой касс
- оперативно отслеживать текущее состояние продаж по каждой кассе или группе касс;
- осуществлять настройку кассового места;
прием заявок
- принимать и обрабатывать предварительные заявки и формировать заказ по ним;
работа с билетами
- редактировать и создавать образ билета, печатаемого на билетном принтере;
- изменять информацию, печатаемую на билете, для каждого мероприятия;
отчеты
- подготавливать различные формы статистических и финансовых отчетов.
4) АРМ бухгалтерии
В рамках автоматизации бухгалтерского учета решаются следующие задачи:
- Автоматическое выставление счетов по заявкам клиентов и отслеживание оплаты по счетам;
Система обеспечивает автоматическое выставление счета при регистрации следующих видов заявок:
- Автоматическое выставление счетов-фактур по оплаченным счетам;
Если выставленный счет оплачен по безналичному расчету, то клиенту в обязательном порядке при получении билетов
выдается счет-фактура и накладная.
- Регистрация всех продаж по договорным клиентам с учетом авансовых платежей;
- Формирование финансовых отчетов по работе касс за смену и за период;
Система обеспечивает оперативное получение отчетов по текущей наработке каждой кассы с градацией по виду операций.
В конце смены кассир закрывает смену, после чего автоматически генерируется сменный отчет для каждой кассы.
- Автоматизированный учёт бланков;
- Ведение курсов валют.
5) АРМ экскурсионного отдела
АРМ экскурсионного отдела предназначено для автоматизации основных процедур экскурсионного отдела:
- Планирование графика экскурсий;
- Приема заявок на экскурсионное обслуживание для всех типов клиентов (школы, договорные, разовые и т.п.);
- Ведение штатного расписания экскурсоводов;
- Планирование работы экскурсоводов, составление расписания;
- Учет рабочего времени экскурсоводов;
- Обслуживание абонементных программ;
- Сбор статистических данных.
При записи заявки в журнал на определенное время система предлагает список экскурсоводов, который предполагает, что экскурсовод:
- в назначаемое время должен работать в соответствии с индивидуально корректируемыми типовыми графиками,
- еще не назначен на проведение других экскурсии в тот же время, когда должна быть проведена экскурсия по данной заявке,
- может проводить экскурсии по данной теме,
- может проводить экскурсии на данном языке,
- и др. параметры.
В списке может учитываться приоритет экскурсоводов, задаваемый различными способами.
6) АРМ договорного отдела
Предназначено для автоматизации основных процедур договорного отдела:
- Ведение договоров;
(Система поддерживает ведение нескольких договоров для одного
клиента с различными индивидуальными расценками на обслуживание.)
- Прием заявок на услуги от договорных клиентов;
Заявка может содержать следующие атрибуты (в частности, для получения статистических данных) :
- Атрибуты клиента, заказавшего билеты
- Доверенное лицо, получающее билеты
- Наименование услуги
- Дата и время
- Категория посетителей
- Тариф
- Количество
- Страна посетителя
- Дата резервирования билетов (до какой даты клиент обязуется выкупить заказ)
- Место встречи
- Язык экскурсий.
- Формирование заказов на основе поступивших заявок;
При вводе заказа система автоматически сверяет и подставляет необходимые данные из конкретного договора с клиентом.
Система отслеживает:
- срок договора,
- вид услуги,
- расценку на услугу по данному договору.
При этом сразу можно видеть текущий баланс данного клиента.
- Отслеживание баланса для различных договорных клиентов;
- Регулировка потока посетителей по времени, месту и дате проведения мероприятия;
- Формирование расписания специальных программ;
- Сбор статистических данных.
7) АРМ планово-экономического отдела
Предлагает автоматизированные функции для:
- Сбора статистических данных;
- Назначения тарифов на услуги;
- Выделения квот на услуги.
8) Бланки билетов
Для печати билетов используются специальные защищенные бланки билетов, которые изготавливаются заранее в виде единой ленты (термокартон).
Вся конкретная необходимая информация наносится методом термопечати в момент продажи билета.
Бланк становится билетом только после того, как на нем печатаются данные о мероприятии, месте проведения, времени проведения и стоимости билета.
Кроме того, на бланк наносится специальная информация, которая в дальнейшем используется для дополнительного контроля при входе на объект,
где проводится мероприятие.
Дизайн бланка билета предполагает качество на уровне сувенирной открытки и разрабатывается
согласно пожеланию заказчика.
Информация, печатаемая на билете, может изменяться администратором системы в зависимости от типа билета и услуги. На билете можно печатать
дополнительную информацию:
9) КС - Коммуникационные Средства
Обеспечивают оперативную связь элементов системы с центральным сервером.
Существует возможность работы системы по коммутируемым каналам через модемы для удаленных объектов. Может быть также использована связь через Интернет.
10) Web-интерфейс для работы с клиентами.
По Интернет можно принимать заявки на мероприятия, просматривать и корректировать сформированные заказы, отслеживать денежный баланс для договорных клиентов.
Договорные клиенты, пользующиеся Интернет-приложением, формируют заявку и получают копию заявки в виде готового заказа,
который могут оплачивать на кассе по договорным ценам.
11) УКП - Устройство Контроля Прохода
Предназначено для осуществления пропуска посетителей на объект, где проводится мероприятие, по входным билетам,
проданным через кассовые посты системы.
Контроль осуществляется путем предъявления входного билета УКП, в которое встроено специальное считывающее устройство.
Считывающее устройство УКП считывает специальную информацию, которая нанесена на билет при продаже,
и сверяет ее с информацией находящейся в центральной базе данных. В случае положительного исхода проверки УКП пропускает посетителя
на объект и делает отметку в центральной базе данных о том, что по данному билету проход на мероприятие совершен. В случае предъявления
аналогичного билета еще раз любому УКП пропуск будет запрещен. Таким образом, исключается передача билета другому лицу, а также становится
бесполезной подделка билета путем изготовления его дубликата.
УКП может изготавливаться в двух вариантах - стационарном и мобильном.
При стационарном варианте исполнения УКП устанавливается в определенном месте и не может быть перемещено в другое место.
Мобильный вариант предполагает возможность перемещения УКП с места на место.
Из мобильных УКП могут быть оперативно развернуты линейки прохода в любом месте, а после проведения мероприятия УКП могут быть
оперативно сняты и помещены на любой другой объект, где мероприятие еще должно состоятся.
Таким образом, использование УКП в составе системы позволяет осуществить полный входной (при необходимости и выходной)
контроль посетителей и исключить все возможные попытки несанкционированного прохода.
УКП может быть связано с АРМ контролера, куда передается вся информация о проходах, либо контроллер самостоятельно принимает решение о разрешении прохода.
12) Система видео наблюдения.
Система видео наблюдения позволяет осуществлять выборочный визуальный контроль за элементами системы.
2. Структура системы
Схема технических средств системы.
Приведенная структура системы образует базовый вариант полной системы и может в дальнейшем наращиваться
по желанию пользователя в части установки дополнительных, касс, мобильных устройств контроля прохода и АРМ
различного назначения.
|
TicketNet-M